La prise en charge de la connectivité d’Office 2016 et 2019 aux services Microsoft 365 a pris fin le 10 octobre 2023. Cette information, bien que relayée par le Microsoft Learn, ne semble pas avoir recueilli l’attention qu’elle mérite. Les impacts possibles sont pourtant majeurs, tant au niveau technique qu’au niveau de l’expérience utilisateur. Ce cocktail détonant d’ennuis peut revêtir différents aspects : accès ou pas à certains services tels que OneDrive, SharePoint et surtout Exchange, problèmes de performances et de fiabilité des applications, etc. Au passage, nous vous épargnons les détails sur la fin de maintenance pour Windows 11 21h2 ou de Windows Server 2012…

Cet article a donc trois vocations :

  • Démontrer par un exemple simple les répercussions de la perte de connectivité vers Microsoft 365,
  • Inciter, voire insister, à consulter le Learn, et entrer dans une logique de planification et d’accompagnement au changement,
  • Rappeler les bonnes pratiques d’anticipation et de suivi avec une analyse périodique de votre Message Center Microsoft 365.

CQFD

Pour illustrer ce que peut engendrer la perte de connectivité aux services Microsoft 365, voici un exemple flagrant : l’impossibilité de paramétrer son compte sous Outlook.
Depuis les paramètres du compte sous Outlook (ici, une version 2013), le paramétrage d’un compte de messagerie Exchange est engagé :

 

Les informations d’identification sont saisies :

Outlook demande confirmation de l’identification. Jusque là tout semble bien aller…

… sauf que nous aurons beau valider les identifiants, les vérifier 50 fois : ça ne passera pas. La fenêtre de sécurité va revenir sans cesse.
Le processus de configuration va quant à lui tenter de finaliser l’opération… qui n’aboutira jamais sans passer l’étape précédente. Le reste n’est plus que bricolage et / ou problèmes.

Quelles leçons tirer d’une telle situation ?

« Pourtant chez moi ça marche encore »
« Je n’ai pas envie de changer mon pack Office »
« Pourquoi changer ? »


Ces questions contradictoires sont difficilement acceptables aujourd’hui, dans un monde où la connectivité, la sécurité et la stabilité sont devenues stratégiques.
D’un côté nous voulons accéder à des technologies innovantes, favorisant un travail collaboratif et efficace, d’un autre nous freinons pour nous doter des outils qui le permettent. Pourtant, ils doivent être considérés comme des investissements nécessaires, au même titre que notre espace de travail, notre bureau, notre chaise, nos crayons…Pourtant je nous vois mal travailler par terre et écrire avec un morceau de charbon sur du parchemin 😊
Autre avantage de basculer sur cette version : la pleine ouverture des fonctionnalités de travail collaboratif, aujourd’hui incontournables. Facile à illustrer, il n’y a qu’à observer le ruban d’un Word 2013 et d’un Word Microsoft 365 :

Ci-dessus, rien de visible ni d’évident ni d’ergonomique pour travailler ensemble… Ça c’était avant !

Désormais, je peux travailler facilement, à plusieurs, sur un même document sans que cela vire à la « galère ».

Mieux vaut prévenir que guérir

S’exposer à une “loterie logicielle” n’est pas un choix pérenne, c’est une évidence.
Microsoft recommande donc de basculer sur des versions prises en charge, la plus pertinente étant Microsoft 365.
Voici l’article provenant de Microsoft Learn, Versions dʼOffice et connectivité aux services Microsoft 365 – Deploy Office | Microsoft Learn, où la recommandation de Microsoft est très claire : « Nous vous recommandons de mettre à niveau des clients Office plus anciens vers une version d’abonnement du client Office, telle que Applications Microsoft 365 pour les grandes entreprises. Les versions d’abonnement les plus récentes du client Office sont toujours prises en charge pour la connexion aux services Microsoft 365. »

Anticiper, préparer, changer

Notre devoir en tant qu’acteurs de ce monde numérique est de prévoir, mettre en œuvre et accompagner les utilisateurs dans ces changements, qui vont bien au-delà des outils car il s’agit aussi de nouvelle façon de travailler. Cet article n’ayant pas vocation à être un exposé sur l’accompagnement au changement, commençons par quelques règles simples :

  • Effectuer un contrôle régulier des ressources disponibles sur Microsoft Learn (fin de connectivité, fin de support, url et ip Microsoft, roadmap, …),
  • Porter un regard à minima hebdomadaire sur votre Message Center, depuis votre Tenant Microsoft 365.

Quelques exemples de ressources Microsoft Learn indispensables :

Le Message Center de votre Tenant : la mine d’or de l’anticipation

Chez Modernize, l’analyse du Centre de messagerie est un rituel hebdomadaire, baptisé MC Post (pour Message Center Post). C’est une clé d’ogive de la stratégie d’anticipation.
Depuis l’administration de votre Tenant Microsoft 365, menu Etat d’intégrité, le Centre de messagerie n’attend plus que vous :

Un exemple ?

Pour se rendre compte de l’importance de ce centre, appliquer un filtre Impact sur les utilisateurs depuis Balise :

Très rapidement, vous obtiendrez un résultat pour le moins évocateur : des lignes entières de pertinence élevée et de mises à jour importantes vont s’afficher. Au milieu de ces informations, certaines apportent des informations conséquentes.


Encore un exemple ? Saviez-vous que nous pouvons créer jusqu’à 1000 canaux Teams depuis août 2023 ? Nous le savons depuis un bon moment en suivant le centre de messages…

Au travers du MC Post, ce sont des centaines d’informations qui affluent. Elles doivent donc être analysées puis priorisées. Dans un second temps, certaines vont nécessiter des interventions et un accompagnement plus ou moins conséquent en fonction du sujet.

Nous espérons avoir pu contribuer à faire prendre conscience de l’intérêt de mettre en place un suivi poussé dans le but d’anticiper, préparer et accompagner le changement autour des produits et services Microsoft. Le but est toujours le même : faire bénéficier les utilisateurs finaux de la meilleure expérience possible.

Besoin d’en savoir plus sur les méthodes MC Post ? Besoin d’un accompagnement dans votre démarche MC Post ? N’hésitez pas à nous contacter.

 

Fin de la connectivité Office 2016-2019 : une nouvelle leçon d’anticipation ?